プライバシーマーク運用でお困りの皆様
1. 適合性の維持
せっかくプライバシーマークを取得したとしてもそれを維持するには組織全体の文化やプライバシー意識の変革を必要とします。日々の数々の運用が自然に定着するまで組織の全ての部門やメンバーが継続の意識をもって取り組む必要があります。 さらには下記のような点を継続的に維持しなければならず、更新を断念する大きな原因となっています。
2. コストとリソースの負担
Pマークの取得や運用にはコストやリソースが必要です。監査や更新のためのコストや労力、専門家やコンサルタントの費用などが組織に負担となる場合があります。
3. 法律や規制の変更への対応
個人情報保護に関する法律や規制は常に変化しています。組織はこれらの変更に対応し、Pマークの基準を遵守する必要があります。
これらの課題に対処するためには、組織はPマークの運用を組織全体の戦略として位置づけ、適切なリソースと専門知識を確保する必要があります。また、法律や規制の変化に対応するために、定期的な情報収集とアップデートが必要です。これらは通常の中小企業にとっては業務の合間に行うような兼任が一般的で、どうしても二の次、三の次と放置される傾向にあり、より継続的な運用を難しくしています。
P‘sクラウドは日々の運用を
サポートします！
1. 法やJIS規格の改訂への対応
個人情報保護法は3年に一度見直されることになっており、JIS規格やJIPDECの運営指針なども合わせて改定されます。これらの改定にあわせて社内規程を見直したり、運用方法を見直したりとその都度専門的な知識を必要とする対応が難しいと考えられています。
2. 各種法令の改訂の確認
個人情報保護にかかわる各種法令は２０程度にわたっています。これらの法令の改訂を定期的に確認し内容を抑える必要があります。どこを確認すれば更新が確認できるのか、また定期的な確認を漏らしてしまうなどの事象が発生しています。
3. 教育・監査に関わる資料のアップデート
プライバシーマークの運用で重要な点として教育と監査があげられます。法令改正や監査での指摘は次の教育にて内容をアップデートしていく必要があります。アップデートの内容は各社により異なりますが、主要な盛り込むべき内容はどの企業様も同じような内容が必要となります。それらの標準的な資料を常にアップデートするのは非常に難しいという声を耳にします。
上記のような問題を解決するために「P’sクラウド」では継続的なサポートを行うサービスを提供しています。
プライバシーマークの運用がこう変わります
1. 法やJIS規格の改訂への対応
改訂に対する社内規程の変更に対して変更点のアドバイスを行います。該当箇所を変更するために「P’sクラウド」では規定のダウンロード機能とアップロード機能をご用意しています。1つ１つ画面で更新するのではなく効率的に変更対応を行うことができます。これらの作業はオプションサービスを利用することで継続的なコンサルティング費用を支払うことなくスポット的な支出で対応することが可能です。
POINT 1
2. 各種法令の改訂の確認と更新
個人情報保護に関連する各種法令の改訂は管理事務局にて改訂確認を行い、ご契約会員様の環境へ反映致します。その為、各種法令の確認は必要ありません。メールでお知らせする更新案内に対して変更点を社内で確認申請していただきワークフローを承認いただくことで更新を確定することができます。
POINT 2
3. 教育・監査に関わる資料の提供
法やＪＩＳ規格の改訂や世の中のトレンドに応じて教育資料や監査を行う為の確認事項を随時更新致します。御社に必要と考えられるものは御社のシステム環境に取り入れ利用いただくことができます。「P’sクラウド」のオフィシャルサイトからログインできる会員サポートページから各種資料をダウンロードすることができます。
POINT 3
プライバシーマーク運用を効率的に出来ないかとお悩みの企業様はぜひ検討の一案として「P’sクラウド」をトライアル利用いただければと考えています。
現在利用している規程や記録類を
「P’sクラウド」へ移行する際の流れ
1. 規程類を移行する
現在ExcelやWordで作成している規程類が存在する場合、所定のExcelへ内容をコピー・入力いただければ一括してシステム登録を行うサービスを提供しています。改訂歴については指定の日付を登録させていただけます。
2. 個人情報台帳、ライフサイクル別リスク対策を移行する
各社様で作成している個人情報台帳、個人情報ごとのライフサイクル別リスク対策をまとめた資料がある場合、所定のExcelへ内容をコピー・入力いただければ一括してシステムへ登録を行うサービスを提供しています。登録後、設定されているリスク対策の要・不要を精査頂くことで移行は終了となります。
3. 関連法令一覧、文書管理一覧の作成
関連法令一覧は事前にシステム登録されています。今後の更新についても運営管理者側でメンテナンスしお知らせいたします。修正内容を確認し確認申請のワークフローを実施頂き確定してください。また文書管理一覧についても規程類の移行により自動的に作成されるので特に作成する手間は不要です。
以上で現在利用している規程や記録類を「P’sクラウド」へ移行する流れは終了です。
その他にも更新審査に対するサポートやJIS規程変更における改訂サポート、事故や開示請求などが発生した場合への対処などサポートは充実しています。
以上で現在利用している規程や記録類を「P’sクラウド」へ移行する流れは終了です。
その他にも更新審査に対するサポートやJIS規程変更における改訂サポート、事故や開示請求などが発生した場合への対処などサポートは充実しています。
プライバシーマーク運用を効率的に出来ないかとお悩みの企業様はぜひ検討の一案として「P’sクラウド」をトライアル利用いただければと考えています。