「個人情報」って何？分かりやすく解説

―ビジネスの基本として知っておきたいポイント―

そもそも「個人情報」ってどんな情報？

最近では、ニュースや会社の研修などで「個人情報保護」という言葉をよく耳にしますよね。
では、そもそも「個人情報」とは何を指すのでしょうか？

個人情報とは、「生存する個人を特定できる情報」のことをいいます。たとえば、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日などはその代表例です。これらは単体でも個人を特定できる場合がありますし、他の情報と組み合わせることで誰のことかが分かる場合もあります。

また、最近ではマイナンバーや顔写真、指紋などの「生体情報」、さらにSNSのアカウント名やアクセス履歴といったデジタルデータも、個人を特定できる場合には個人情報に含まれます。つまり、「紙の名簿だけが個人情報」ではなく、会社で扱うあらゆるデータの中に個人情報が潜んでいると考える必要があるのです。

なぜ個人情報を守る必要があるの？

「個人情報を漏らしてはいけない」とよく言われますが、それはなぜでしょうか？

理由の一つは、プライバシーの侵害を防ぐためです。もし他人の住所や連絡先、購入履歴などが外部に漏れたら、迷惑行為や詐欺被害に巻き込まれる可能性があります。企業が情報を漏らせば、信用を失い、顧客離れや法的責任にもつながります。

また、日本では「個人情報保護法」によって、企業や団体が個人情報をどのように取得・利用・管理すべきかが明確に定められています。たとえば、利用目的を本人に明示しなければならないことや、漏えい防止のために安全管理措置を取ることが義務づけられています。
つまり、個人情報の扱い方は社会的信用と法令遵守の両方に関わる重要なテーマなのです。

明日から意識したい「取り扱いの基本」

それでは、私たちは仕事の中でどんな点に気をつければよいでしょうか？

まず、「必要以上の情報を集めない」ことが大切です。仕事に必要な範囲を超えて個人情報を取得しないようにしましょう。
次に、「扱うときは最小限の範囲で」。紙に印刷した資料を放置したり、パソコンの画面を開いたまま席を離れたりするのは避けるべきです。
さらに、メールやチャットでの送信ミスにも注意が必要です。宛先を誤って送信するだけで、重大な情報漏えいにつながることもあります。

一人ひとりのちょっとした意識が、会社全体の信頼を守ります。
「自分がもしその情報の本人だったら、どう扱ってほしいか」を考えることが、個人情報保護の第一歩です。

まとめ

個人情報とは、「個人を特定できるあらゆる情報」のこと。
その取扱いには、法律上のルールと社会的責任が伴います。
ビジネスの現場で日々触れるデータの一つひとつを、丁寧に扱う意識を持ちましょう。